Las emprendedoras estamos acostumbradas a trabajar con pocos recursos y hacer maravillas. A medida que vamos creciendo, podemos ir dedicando mayor cantidad de recursos, como inversión por ejemplo, pero hay un recurso que no podemos aumentar: EL TIEMPO.
Lamentamos decirte que el día tiene 24 horas (o 1.440 minutos si preferís) y, aunque intentes estirarlo como un chicle, siempre vas a tener lo mismo. Lo que sí podes hacer es ser más productiva aprovechando mejor tus horas para no sentir que una avalancha de post it y listas pendientes te va a sepultar en cualquier momento.
#1 - Eliminá las interrupciones
Si contabilizaras la cantidad de tiempo que perdés cada vez que estás haciendo una tarea y te entra una llamada, un e-mail o un mensaje de Whatsapp, te quedarías helada 🥶. ¿Cuántas veces entraste a Instagram o a Whatsapp a buscar algo específico y te quedaste colgada horas mirando otra cosa? A nosotras nos pasaba bastante, hasta que hicimos estos cambios y cada vez nos sucede menos.
¿Cómo combatir las distracciones? Simple, no dejándolas entrar en tu día a día. Eliminá todas las notificaciones del celular y la compu. Cuando te llegue un e-mail, que no te enteres hasta que VOS decidas ir a chequearlo. Según un estudio de distracción digital realizado por Gloria Mark de la Universidad de California, las personas revisan hasta 77 veces su bandeja de entrada al día. Eso te da un promedio de 3.2 veces por hora ¡contando las horas en las que estás durmiendo!. Además, dice que una vez que te distrajiste para volver al foco total tardas hasta 23 minutos. Imaginate lo productiva que podrías ser sin todas esas interrupciones, ahí si vas a sentir que el tiempo es elástico.
En su libro “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferriss, él recomienda chequear los mails solamente 2 veces al día: a las 12 del mediodía y a las 4 de la tarde. ¿Sólo 2 veces? ¡Si señora! Dos veces, es suficiente para responder los correos del día anterior y las respuestas que te hayan llegado ese mismo día. Te recomendamos leer el libro porque cuando de productividad se trata te abre mucho la cabeza 🤯.
No paniquees, te juramos que se vive igual sin notificaciones y con menos atención a los dispositivos. De hecho, se vive mejor. Simplemente, vas a ser vos la que decide cuándo contestar un whatsapp, meterte en Instagram o responder e-mails y no al revés.
#2 - Trabajar por bloques
¿Qué es trabajar por bloques? Agrupar aquellas tareas repetitivas que tengas que hacer durante el mes y hacerlas todas juntas. Por ejemplo: cuando tengas que hacer tu calendario de contenidos, no lo vayas haciendo día por día. Dedicale una mañana, tarde o día entero si es necesario pero hacelo todo de una (y si te cuesta nosotras podemos enseñarte cómo hacerlo 😜). Si tenes que pagar cuentas, lo mismo. Sabemos que hay varios vencimientos en el mes y posiblemente no tengas la plata para pagar todo el 1°, pero por lo menos agrupá los vencimientos que estén más cercanos y dedicale 1 sólo día por semana a hacer pagos. Lo mismo se puede aplicar a facturación, armado de pedidos, elaboración de productos, etc. Agrupar las tareas hace que puedas concentrarte sólo en una cosa a la vez y toda tu energía esté puesta en eso.
Una vez que agrupaste las tareas, calendarizalas ¡por el amor de Deus! Usá Google Calendar, una agenda en papel o tu herramienta favorita. Agregá todo: tus horarios de almuerzo, el bloque para contestar e-mails y whatsapp, hasta el horario para meterte a responder en Instagram. Que no quede nada afuera porque sino es como hacerte trampa en el solitario, pensás que vas a hacer una cosa pero sumas otras que te van sacando tiempo.
Otro factor importante es medir cuánto tiempo te lleva hacer cada tarea para poder balancear tus días. ¿Te pasó de ponerte mil cosas para hacer y no llegar? ¿Cómo te sentiste? Seguramente te causó frustración y sentiste que tuviste un día improductivo. Cuando posiblemente fuiste productiva pero tus expectativas no eran realistas. Saber cuánto tiempo nos lleva cada tarea nos ayuda mejor a organizar nuestro calendario.
Entonces: agrupá, medí y calendarizá.
3# Automatizar y delegar
Esta es la parte que más nos gusta, cuando aprendemos a automatizar parte de nuestro trabajo para poder dedicar más tiempo a la parte estratégica y creativa. Sabemos lo que estás pensando: “Chicas, yo soy una emprendedora no puedo pagar servicios de automatización”. He aquí la belleza de todo esto corazón de melón, existen varias herramientas gratuitas para que puedas delegarles varias tareas y ellas se ocupen. Acá van:
Whatsapp Business: esta joyita te permite poner respuestas automáticas (de bienvenida, fuera de horario laboral, entre otras). Tiene etiquetas para categorizar los mensajes y puedas separar a tus prospectos, clientes, etc. Tiene listas de difusión para enviarles promos a tus contactos. Tiene respuestas rápidas para preguntas frecuentes. Podés cargar tu catálogo de productos. Es todo un hermosor y una herramienta de ventas muy copada que cada vez crece más.
Respuestas automáticas de IG y FB: Al igual que en Whatsapp Business en Instagram y Facebook podés configurar respuestas rápidas para mensajes privados. Cargalas con aquellas preguntas frecuentes para no perder tiempo en escribir siempre lo mismo.
Herramientas de E-mail Maketing como Doppler o Mailchimp: estas herramientas además de servirte para hacer tus campañas de e-mail marketing tienen varias funciones de automatización. Por ejemplo: darles la bienvenida a los suscriptores de tu blog, recuperar carritos abandonados en tu tienda online o reenviar tus campañas a los correos no abiertos después de X cantidad de días, entre otras.
Creator Studio: esta es la meca de la programación de posteos de Instagram y Facebook. Hay otras aplicaciones como Hootsuite o Later, pero nosotras preferimos la de Mr. Facebook ya que no tiene límite de cuentas y, si bien alguna vez puede fallar, es mejor programar desde la casa matriz de las cuentas. Si tenes tu calendario hecho, en 15 minutos podes programar todo el mes y olvidarte hasta el mes siguiente. Una 💣, ¿no?
Trello: es LA herramienta para gestión de proyectos. Tiene tableros (cada tablero es un proyecto) y cada tablero a su vez tiene tarjetas (que vendrían a ser las tareas en las que se divide cada proyecto). Esto te permite ver el estado de avance de cada proyecto, compartirlo con tu equipo, si es que tenes uno, y ser realista respecto al estado de avance. Por ejemplo: si querés lanzar un nuevo producto, separas todo el proceso en tareas y a medida que las vas completando vas pasando a la siguiente etapa. Investigación – Diseño – Producción – Preventa – Lanzamiento.
Listo, ya automatizaste todo, ahora toca delegar. ¡Qué difícil! Pensas que nadie lo va a hacer tan bien como vos y es posible que tengas razón. (Viene el pero...) Pero si querés crecer, no tenes alternativa. No podes estar a 8 brazos cual pulpa 🐙 tratando de hacer todo sola. Fijate qué es lo que menos te cuesta largar, buscá una emprendeamiga copada en la que puedas confiar y tirate a la pileta. Eso sí, delegar no es desentenderse. Tu ojo crítico va a tener que seguir estando, pero sólo para supervisión no para producción.
Te dejamos un montón de tareas para el hogar. Contanos, ahora que sos más productiva ¿qué vas a hacer con el tiempo que te sobra? 😉